Die heiklen 100 ersten Tage: Wie du Mitarbeiter:innen mit gutem Onboarding bindest

Warum ist gutes Onboarding für neue Mitarbeitende so wichtig?

Stell dir vor, es ist dein erster Tag im neuen Job - und keiner geht hin! “Einarbeitung? Nicht vorhanden. Erwartungshaltung: Sei Produktiv, schnell schnell, aber sei dabei ein Hellseher!”, beschwert sich ein ehemaliger Mitarbeiter auf kununu über ein großes Beratungsunternehmen. Und wie ihm geht es immer mehr Menschen, die noch während der Probezeit kündigen. Tatsächlich ist die Frühfluktuation in den letzten Jahren stark angestiegen: Während 2018 nur knapp 12% der Arbeitnehmenden schon einmal in den ersten 100 Tagen ihren Job gekündigt hatten, traf dies 2022 auf fast 18% der Befragten zu.

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Dieses Phänomen ist laut einer Haufe Studie ein Zeichen fehlender Mitarbeiterbindung zu Beginn des Arbeitsverhältnisses. Die Studie zeigt, dass viele Unternehmen ihren Onboarding Prozess bisher nicht ausreichend auf die neuen Bedürfnisse von Remote Work ausrichten. Gerade Mitarbeitende, die dauerhaft von zu Hause arbeiten, sind aber häufig weniger in die täglichen Arbeitsabläufe integriert und schlechter kulturell eingebunden. Ein gutes Onboarding ist daher viel mehr als nur eine “Einarbeitung” – es ist der Grundstein für eine Zusammenarbeit, die von gegenseitigem Vertrauen und Commitment geprägt ist.

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Doch wie kannst du das Onboarding effektiv gestalten, sowohl digital als auch in Präsenz? Unsere Mitarbeitenden bei talentsconnect haben 11 verschiedene Nationalitäten und viele von ihnen wohnen hunderte Kilometer weit weg von unserem Büro in Köln. Und doch ist unsere Frühfluktuation im Branchenvergleich mit IT sehr gering. In diesem Blogpost teilen wir anhand konkreter Beispiele mit dir, wie wir einen bleibenden positiven Eindruck bei neuen Mitarbeitenden hinterlassen – egal, von wo sie arbeiten. Lies weiter, um zu erfahren, welche Rolle dabei der Onboarding Buddy spielt, wie wir den Grundsatz “mobile first” ab dem Pre-Boarding umsetzen und wie der CareerShop als smarte Web Lösung den gesamten Orientierungsprozess zusätzlich unterstützt. Für noch mehr hands-on Tipps kannst du dir außerdem unseren Leitfaden zur individualisierbaren Onboarding Präsentation herunterladen.

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Welche Aspekte umfasst das Onboarding?

Damit neue Mitarbeiter:innen möglichst schnell Teil deiner Mannschaft werden, sind drei Aspekte entscheidend:

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• Arbeitsinhalte: Einarbeitung in die neuen Aufgaben
• Beziehungen & Werte: Vermittlung der Unternehmenskultur und Integration ins Team
• Infrastruktur: Ein reibungsloser Zugriff auf die Technik und Systeme

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Je nach Berufserfahrung des Neuankömmlings können die Anteile variieren. Wer wenig Berufserfahrung hat, für den stehen die zwischenmenschlichen Aspekte klar im Vordergrund. Erfahrene Fachkräfte benötigen dagegen schon zu Beginn viele Details zu ihren ersten Aufgaben und Projekten. Doch auch für Berufserfahrene darf die Beziehungsentwicklung nicht vernachlässigt werden, denn gerade diese kündigen häufiger bereits nach wenigen Monaten.

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Alle Login-Daten, Benutzerkonten für interne Software sowie das Equipment sollten am ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen. Einmal vorm brandneuen Laptop alleine am geschmückten Schreibtisch angekommen, ist die Unsicherheit der neuen Mitarbeitenden zu Beginn dennoch groß; niemand möchte den vielbeschäftigten Kolleg:innen durch Fragen zur Last fallen. Deswegen teilen wir für die fachliche Einarbeitung mehrere feste Ansprechpartner:innen zu, die die neuen Mitarbeitenden immer wieder proaktiv ansprechen und zu Fragen ermutigen. Dies sind bei uns zumeist Teammitglieder und/oder der Hiring Manager.

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Noch wichtiger ist die Einführung in die vielen kleinen Regeln und ungeschriebenen Gesetze, die jede Unternehmenskultur einzigartig machen (unser talentsconnect CEO Robin hat zu diesem Thema kürzlich ein ganzes Culture Book geschrieben!). Hierfür wird ein Onboarding Buddy aus dem Team ausgewählt, der oder die sich in den ersten Wochen intensiv darum kümmert, dass der neue Mitarbeitende in alle wichtigen Teamaktivitäten und -events eingebunden wird – von der gemeinsamen Mittagspause bis hin zum Feierabendbierchen. Darüber hinaus ist sich in talentsconnect jede:r Mitarbeiter:in Rolle als Repräsentant des Unternehmens bewusst, und wir sprechen aktiv neue Gesichter an. So knüpfen neue Mitarbeitende schnell Kontakte auch über ihr Team hinaus.

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In welche Phasen lässt sich das Onboarding unterteilen?

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Die Grafik oben zeigt die drei Phasen des Onboarding-Prozesses bei talentsconnect mit einer Auswahl der wichtigsten Stationen. Im Allgemeinen lässt sich das Onboarding in drei Phasen einteilen:

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Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag: Das Pre-Boarding

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Bis neue Mitarbeitende produktiv arbeiten und sich rundum wohl im Unternehmen fühlen, vergehen oft viele Wochen oder sogar die gesamte Probezeit. Ein guter Onboarding Prozess kann die Lernkurve deutlich verkürzen. Dieser startet nicht etwa am ersten Tag, sondern lange zuvor. Die Wochen und Monate, die ab dem Zeitpunkt der Vertragsunterschrift vergehen, sind kritisch: Der erste Enthusiasmus über den bevorstehenden Jobwechsel ebbt allmählich ab, vielleicht kommen sogar Zweifel beim zukünftigen Member auf. Laut Haufe berichtet mehr als jedes dritte Unternehmen, dass es mit Kündigungen vor dem ersten Tag zu kämpfen hat. Die zukünftige Führungskraft sollte daher den engen Kontakt suchen, z.B. durch wöchentliche Calls oder Einladungen zu Firmenevents.

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Der offizielle Beginn der Zusammenarbeit: Der erste Arbeitstag

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Selbst nach einem gelungenen Pre-Boarding bildet der erste Tag ein Highlight, welches in möglichst guter Erinnerung bleiben soll. Bei uns zählen hierzu die Begrüßung durch das Team, eine (digitale) Führung durch das Unternehmen, und die ersten Gespräche mit Kolleg:innen aus anderen Abteilungen in der Kaffeeküche oder in unserem Begrüßungs Chat. Für die Orientierung hilft unseren neuen Mitarbeiter:innen außerdem ein zentrales Dokument sowie ein Intranet, in dem alle wichtigen Infos rund um Ansprechpartner:innen, Meetings, den Organisationsaufbau und erste Ziele festgehalten werden. Wir haben für dich einen Leitfaden für eine individualisierbare Onboarding Präsentation zusammengestellt, den du dir hier herunterladen kannst.

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Schnell produktiv und selbstbewusst: Das Onboarding in den ersten Wochen 

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Erst, wenn das der:die neue Mitarber:in mit beiden Beinen sicher an Bord steht, beginnt die inhaltliche Arbeit. Natürlich steht zu Beginn das Lernen im Vordergrund. Um die Motivation und das Selbstvertrauen zu stärken, definieren wir auch schon überschaubare Projekte bzw. Aufgaben für die ersten Wochen. Durch regelmäßige Meetings und konstruktives Feedback durch den Team Lead oder Kolleg:innen fühlen sich neue Mitarbeitende schnell produktiv. Dies hat auch für das neue Team viele Vorteile, denn so können sich alle mit der Arbeitsweise und dem Kommunikationsverhalten gegenseitig vertraut machen.

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Wie gelingt digitales Onboarding in Zeiten von Remote Work?

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Der Arbeitnehmer:innenmarkt und die digitale Transformation haben bei vielen Unternehmen zu einem Umdenken bzgl. Remote Work geführt. Auch bei talentsconnect gilt seit der Pandemie: “Mobile First”! Das bedeutet, dass jeder Mitarbeitende problemlos im Mobile Office auf der ganzen Welt arbeiten kann und dabei unfallversichert ist. Hierdurch haben wir immer mehr Mitarbeitende, die nicht in der Nähe unseres Büros in Köln wohnen. In diesem Abschnitt teilen wir daher drei konkrete Empfehlungen zum Remote Onboarding mit euch, die sich für uns ausgezahlt haben:

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• Digitales Pre-Boarding: Ein Remote Pre-Boarding bietet häufig weniger Möglichkeiten zum persönlichen Austausch. Abhilfe kann ein unternehmensinternes Intranet schaffen, in dem sich neue Mitarbeitende vor dem ersten Arbeitstag orientieren können. Bei talentsconnect nutzen wir hierfür unseren CareerShop. In diesem können sich neue Mitarbeitende u.a. Videos zur Produktschulung anschauen, ihre Onboarding Präsentation einsehen, Zugänge testen und alle möglichen Ressourcen herunterladen.
• Meeting Kultur: Ausnahmslos jedes Meeting - vom 1:1 bis zum monatlichen HomeComing Friday, unserer Version des All-Hands Meetings - findet hybrid statt, sobald eine Person nicht vor Ort sein kann. Dies ermöglicht es neuen Mitarbeitenden außerdem, bereits während des Preboardings an Meetings teilzunehmen.
• Instant Messaging: Mal eben zur Kollegin an den Schreibtisch, um eine Frage zu stellen, das fällt beim Remote Onboarding leider weg. Sehr gute Erfahrungen in der täglichen Kommunikation machen wir mit Slack, einem multifunktionalen Chat Service. Neben persönlichen Unterhaltungen kann die unternehmens- oder abteilungsweite Kommunikation in eigenen Channels strukturiert werden. Darüberhinaus können neue Mitarbeitende alle historischen Nachrichten mitlesen.

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talentsconnect verhilft deinem Onboarding zum Erfolg

Die Tage und Wochen im Onboarding tragen einen entscheidenden Teil dazu bei, dass neue Mitarbeitende sich im Unternehmen wohlfühlen und letztlich eine gute Leistung bringen können. Hierfür müssen alle Unternehmensbereiche an einem Strang ziehen: HR, der Fachbereich und auch die Unternehmensführung, welche eine Kultur fördert, die selbstbestimmtes Lernen in einer wohlwollenden Atmosphäre ermöglicht.

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Empfohlene Ressourcen

In diesem Artikel haben wir dir gezeigt, welche Prozesse uns bei talentsconnect helfen, um alle drei Erfolgsfaktoren im Onboarding positiv zu beeinflussen. Wenn du weiterlesen möchtest, findest du hier alle Ressourcen auf einen Blick:

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• Inhaltliches Onboarding: Um die (inhaltliche) Einarbeitung deiner neuen Mitarbeitenden zu erleichtern, lad dir jetzt unseren Leitfaden zur individuellen Onboarding Präsentation herunter.
• Zwischenmenschliches Onboarding: Wenn du daran interessiert bist, wie talentsconnect eine Kultur gestaltet, welche von Vertrauen und positiver Fehlerkultur geprägt ist, lies gerne in unser Culture Book rein.
• Technisches Onboarding: Der CareerShop ist unser neues Produkt, welches die Mitarbeiter:innenbindung entlang aller Phasen des Employee Life Cycles unterstützt. Lies hier, wie der CareerShop von Beginn an die Produktivität deiner Mitarbeitenden steigert, ihre Zufriedenheit und Weiterentwicklung unterstützt und so deine Fluktuation signifikant verringert.

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